La lettre est sans doute le document le plus formel et elle doit être écrite d’une certaine manière. Il s’agit d’un écrit professionnel qui se doit d’être bien rédigé par différentes formules de politesse. Cet article vous expose quelques règles importantes pour la formulation de ces formules. Il faut savoir les utiliser au bon moment afin que vous soyez pris au sérieux par votre destinataire.
Voici une liste de 7 conseils pour vos lettres
- La formule d’appel qui figure en début de lettre sert à saluer votre destinataire. La formule de politesse, quant à elle, se trouve en fin de lettre pour prendre congé. Il faut reprendre, dans la formule finale de politesse, la formule d’appel telle quelle. Toutefois, évitez l’expression des sentiments dans la formule finale puisque cela est considéré comme inadéquat de nos jours.
- Il faut utiliser les formules plus formelles pour les lettres administratives (destinataire de haute importance sociale ou professionnelle. Si vous hésitez entre deux formules, choisissez toujours la plus formelle : mieux vaut un excès qu’un manque de politesse.
- Pour une mettre commerciale ou adressée à un citoyen, il faut miser sur des formules conviviales et modernes dans le but de démontrer votre énergie ou celle de votre entreprise/organisation.
- Si le sexe du destinataire est inconnu, utilisez la formule Madame, Monsieur, peu importe la nature de votre lettre. Évitez les pluriels tes que Messieurs puisque cela pourrait froisser la gent féminine.
- Évitez d’utiliser le Cher, Chère, dans les courriels professionnels, surtout ceux qui sont de nature négative (par exemple, une mise en demeure) puisque vous pourriez être perçu comme une personne non sincère.
- Si votre destinataire est une femme importante (de haut rang social ou professionnel), utilisez son titre au féminin, sauf si elle préfère que son titre soit utilisé au masculin (toujours dans le but de ne froisser personne).
Pour en savoir davantage sur les formules de politesse selon les contextes, vous pouvez consulter la fiche de référence de la l’Office québécois de la langue française.
